Office Assistant C

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Veuillez référer au guide

Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l’Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Hiring Unit: Office of Innovation and Partnerships
Title: Office Assistant C
Duration: 2023-09-01 to 2023-12-31
Estimated number of work hours per week: 20
Primary Duties:
Reporting to the Senior Financial Officer, the incumbent is responsible for providing financial and accounting services centrally to support the recording and reporting of the University’s financial position. The incumbent will function with an exceptional level of accuracy, confidentiality, and efficiency. Acts as a liaison on behalf of VPRI unit, with departments ensuring financial/activity records are approved and processed according to McGill guidelines policies/procedures.
Main Responsibilities
  • Responsible for processing payments to external vendors and maintaining updated records of invoices and receipts by requesting purchase orders (POs) by through the McGill Market Place (MMP).
  • Responsible for requesting the creation of new vendor profiles.
  • Initiates and processes a number of accounting activities such as journal entries, budget transfers, deposits, advance requisitions, expense reports, cheque deposits and other functions.
  • Makes corrections, processes adjustments, and follows up on problems.
  • Sets up funds, activity codes and budgets for the OVPRI.
  • Provide general guidance on Finance related issues.
  • Monitors and reconciles accounts at the request of the Senior Financial Officer in the preparation of standard and complex reports. Follows up and ensures appropriate implementation of decisions made by the Senior Financial Officer.
  • Maintaining and organizing the filing system for documents within area of activity.
  • Responsible for archiving all financial files more than seven years old.
  • Maintaining computerized information systems and participating in their development to improve efficiency within the unit.
  • Acting as a resource person concerning the use of software by explaining and demonstrating the use of software and resolving problems within area of expertise.
  • Notifying supervisor of any anomaly, situation, or particular problem and, as necessary, proposing changes or improvements to the workflow within the unit.
  • Develops and maintains effective relationships with offices across the university and within the external community.
Other Qualifying Skills and/or Abilities
DEP (Secretarial/Office Systems). Four years of related experience. Experience in reconciliation of accounts. Demonstrated ability to work in a PC environment using spreadsheets, databases and word-processing applications, e-mail, and the Internet. Experience with McGill internal systems, such as Banner (FIS) and Minerva, an asset. Strong organizational skills with the ability to multitask, meet deadlines, and prioritize work. Strong attention to detail. Client-focused and service-oriented.
Knowledge of University policies and procedures. Must be able to work in a fast-paced demanding environment.
Connaissance du français et de l’anglais. L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. »
“Knowledge of French and English. McGill University is an English-language university where day to day duties may require English communication both verbally and in writin
Formation et expérience minimales requises :

Diplôme d’études secondaires 2 ans Expérience connexe

Salaire horaire :

(SEOUM C) $30.00

Nombre estimé d’heures de travail par
semaine :

20 (Temps partiel)

Date de début de l’emploi :

2023-08-30

Date de fin de l’emploi :

2023-12-31

Date limite pour postuler :

2023-09-07

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

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